MANAJEMEN KANTOR DAN INFORMASI
1. Pengertian
Informasi itu sendiri merupakan sejumlah data yang telah diproses dan disajikan sedemikian rupa, sehingga dapat dipergunakan untuk berbagao keperluan, seperti pengambilan keputusan. Pengolahan serta pengendalian data, meliputi kegiatan-kegiatan seperti : pembacaan, penulisan, perhitungan, penyortiran, pemasukan ke dalam formulir-formulir, dan sebagainya: dapat dilakukan di suatu tempat yang disebut kantor, dengan harapan agar informasi tersebut menjadi lebih berguna.
2. Tujuan Pengumpulan Informasi
Pada dasarnya, terdapat dua alasan pokok dalam pengumpulan informasi yang dibituhkan, yaitu:
a. Meningkatkan Disiplin
Kelancaran suatu kegiatan sangat bergantung kepada informasi yang diterima, yang kemudian dikembalikan oleh masing-masing individu dalam organisasi. Informasi yang telah diterima oleh seseorang merupakan faktor dasar yang menentukan tentang apa yang harus dikerjakan; sedang informasi yang diberikan oleh seseorang kepada yang lain merupakan suatu laporan tentang hasil yang telah dicapai, dan merupakan pula bagian dari tanggung jawabnya. Mekanisme kerja seperti ini dapat mendorong seseorang untuk berpikir dan bertindak tanpa adanya dorongan dari orang lain.
Sekarang yang menjadi masalah adalah bagaimana mengusahakan dan mendesain arus informasi sedemikian rupa, sehingga semua orang bertindak sesuia rencana induk. Dengan demikian dapatlah dikatakan bahwa informasi merupakan katalisator bagi manajemen.
b. Memberikan Dassar Bagi Pengambilan Keputusan
Agar keputusan yang diambil tepat, maka informasi yang dibutuhkan untuk itu harus cukup lengkap, teliti dan tersedia tepat pada waktunya. Kurang lengkapnya serta kurang telitinya dalam menggunakan informasi untuk mengambil keputusan dapat menimbulkan adanya kesulitan. Sebenarnya penyediaan informasi saja belum cukup untuk dipakai sebagai dasar dalam mengambil keputusan, akan tetapi individu yang bersangkutan harus mengadakan pemilihan dan mengkoordinasi informasi sedemikian rupa, agar dapat dipakai sebagai alat untuk memecahkan masalahnya. Untuk itu pengambil keputusan (manajer) harus dapat memperoleh informasi yang cukup dan lengkap baik dalam jumlah maupun jenis sesuai dengan kebutuhan.
3. Penggolongan Informasi
Informasi banyak sekali ragamnya dan masing-masing memiliki sifat serta kegunaan yang berbeda-beda. Penggolongan tersebut membagi informasi menjadi lima golongan, yakni :
a. Informasi Internal dan Eksternal
Penggolongan informasi ke dalam informasi internal ( informasi yang berasal dari dalam) dan eksternal ( informasi yang berasal dari luar ) ini didasarkan pada sumber informasi tersebut. Contoh informasi yang berasal dari dalam antara lain : onformasi tentang upah dan gaji karyawan, kapasitas produksi dan sebagainya. Sedangkan contoh informasi yang berasal dari luar antara lain : jumlah pesanan dari langganan, peraturan perpajakan dan sebainya.
b. Informasi yang Diulang dan yang tidak Diulang
Di sini penggolongan informasi didasarkan pada jarak/interval waktunya. Informasi yang mempunyai interval waktu kurang dari satu tahun dikategorikan sebagai informasi yang diulang, sedangkan lainnya dikategorikan sebagai informasi yang tidak diulang.
c. Informasi Keharusan dan Operasional
Informasi keharusan merupakan informasi yang dimintaa sebagai prasyarat oleh pemerintah dan/atau lembaga-lembaga lain di luar perusahaan. Karena permintaanya bersifat kontinyu, maka informasi tersebut dapat dibuat secara rutin. Berbeda dengan informasi keharusan, informasi operasional ini lebih banyak dibutuhkan oleh para manajer dalam perusahaan. Mereka memerlukan informasi tersebut untuk keperluan perencanaan serta operasi perusahaan.
d. Informasi Aktif dan Pasif
Informasi aktif adlah informasi yang memberitahukan kepada seseorang bahwa ia (si penerima) harus melakukan sesuatu. Sedangkan informasi pasif hanya bersifat sebagai pemberitahuan saja, dan tidak mengikat seseorang untuk melakukan suatu pekerjaan.
e. Informasi yang Sudah Terjadi dan yang Akan Terjadi
Informasi yang sudah terjadi merupakan informasi yang penggunaanya dilakukan pada waktu lampau; sedangkan informasi yang akan terjadi merupakan informasi yang baru akan digunakan untuk waktu mendatang.
4. Sifat-sifat Informasi
a. Membantu dalam Pencapaian Tujuan
Informasi dapat membantu dalam pencapaian tujuan yang diharapkan, misalnya dengan meningkatkan jul=mlah dan kualitas hasil pekerjaan, menekan biaya-biaya, pembayaran upah yang layak, dan sebagainya. Informasi tersebut sangat diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan pada masing-masing Bagian.
b. Memberikan Pelayanan kepada Bagian Lain
Informasi dapat pula memberikan pelayanan dari satu Bagian ke Bagian yang lain dalam perusahaan. Sebagai contoh, Bagian produksi, didalam melaksanakan kegiatannya memerlukan informasi-informasi dari bagian penjualan dan bagian keuangan.
c. Tersebar ke seluruh Bagian Perusahaan
Informasi ini tersebar di seluruh Bagian yang ada dalam perusahaan, sebab semua orang membutuhkannya. Selain into informasi tersebut juga diperlukan oleh pihak-pihak lain yang mempunyai kepentingan dengan perusahaan.
d. Memberikan Kotribusi secara Tidak Langsung kepada Laba Perusahaan
Semua ini sangat mempengaruhi tingkat keuntungan yang bias dicapai oleh perusahaan. Kalau informasi yang diperlukan untuk menekan/mengurangi biaya yang sangat kurang sehingga pengeluaran tetap tinggi, maka akan terjadi bahwa keuntungan yang dicapai tidak dapat ditingkatkan.
5. Fungsi-fungsi Manajemen Kantor
Manajemen Kantor, disebut juga manajemen informasi atau manajemen administrasi merupakan penerapan fungsi-fungsimanajemen untuk sepuluh kegiatan pokok. Dlam pembicaraan ini, fungsi-fungsi manajemen kantor meliputi : perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengawasan.
a. Perencanaan
Satu hal yang perlu diperhatikan di dalam membuat perencanaan kantor adalah bahwa pekerjaan bukanlah merupakan suatu kehendak atau inisiatif sendiri, melainkan dipersiapkan untuk melayani kepentongan bagian-bagian yang ada dalam perusahaan. Dalam perencanaan, kepala kantor harus dapat mengikuti perubahan-perubahan dalam suatu pekerjaan dan membuat persiapan-persiapan untuk menjaga kelangsungannya. Kepala kantor yang telah membuat perencanaan suatu pekerjaan akan dapat menghindari kasulitan-kesulitan yang ada; juga dapat melaksanakan kegiatannya secara efektif.
b. Pengoganisasian dan Pengkoordinasian
Fungsi ini lebih menitikberatkan pada struktur organisasinya serta pola hubungan kerja yang ada. Dengan organisasi dan koordinasi yang baik, para pekerja akan dapat mengetahui tentang tugas-tugas serta tanggung-jawab mereka. Fungsi-fungsi penting dapat diatur dan ditetapkan untuk menggunakan personalia serta fasilitas fisik yang ada secara efektif. Satu dari masalah-masalah utama dalam organisasi kantor adalah mengetahui berapa jumlah kegiatan kantor yang dapat dan harus dipusatkan di bawah pengawasan langsung dari kepala kantor.
c. Pengawasan
Tujuan akhir sari pengawasan adalah menjamin agar kegiatan-kegiatan kantor dilaksanakan secara efektif dan baik. Tiga alat pokok yang dapat digunakan oleh kepala kantor untuk mengadakan pengawasan atas biaya-biaya dalam hubungannya dengan pekerjaan kantor adalah standard biaya, proyeksi beban kerja (workload), dan penyusun anggaran.
1) Standard Biaya
i. Biaya standard
Di sini data menunjukan apakah suatu pekerjaan memerlukan sejumlah biaya atau tidak.
ii. Biaya sesungguhnya
Di sini data menunjukan pada biaya yang sesungguhnya
iii. Pembandingan antara biaya standard dengan biaya sesungguhnya
Dalam pembandingan ini akan diketahui apakah terjadi perbedaan di antara kedua macam biaya tersebut, sehingga mudah diawasi
2) Proyeksi Beban Kerja
Proyeksi beban kerja membagi pekerjaan menurut batas jam kerja standard per minggu, bersamaan dengan ini seksi administrasi merencanakan untuk membuat proyeksi beban kerja untuk satu tahun.
3) Penyusutan Anggaran
Proyeksi beban kerja ini dapat dipakai sebagai dasar penyusunan anggaran pengeluaran untuk administrasi; caranya dengan merubah jam kerja standard ke dalam rupiah standard, atau sama dengan jam dikalikan upah. Dalam hal ini, perlulah ditambahkan seperti :
i. Biaya supervise langsung
ii. Jumlah jam yang diperhitungkan untuk dibayar tetapi tidak ada pekerjaan yang dilakukan(liburan)
iii. Peralatan yang dipakai
iv. Upah lembur
Dari masalah-masalah yang telah dibicarakan di muka dapat diambil kesimpulan bahwa definisi manajemen informasi/ manajemen kantor adalah :
Merencanakan, mengorganisir, mengkoordinir,dan mengawasi kerja informasi agar dapat digunakan sebagai sarana dalam mencapai tujuan-tujuan.
6. Tujuan Informasi
Ada beberapa tujuan daripada informasi, diantaranya adalah ;
a. Pelayanan
b. Tanggung jawab sosial
c. Laba
Pelayanan merupakan salah satu yujuan yang penting dari informasi, demikian pula tujuan tanggung jawab sosial yang lebih menekankan pada masalah penyesuaian dengan kondisi lingkungan. Tujuan informasi yang lain adalah mendapatkan laba yang layak. Disini biaya=biaya perlu ditekan agar laba yang bias di capai meningkat. Untuk menekan biaya perlu memperhatikan berbagai faktor, antara lain kerja dari masing-masing individu.
Manajemen informasi lebih mementingkan adanya tugas yang sudah ditentukan programnya, motivasi, manajemen berdasarkan sasaran ( management by objective) serta partisipasi para pelaksana. Teknik manajemen yang terbaik bukan hanya pendekatan manusiawi saja, melainkan juga pemilihan aktivitas kerja yang sesuai dengan kondisi masing-masing individu.
7. Aktivitas Manajemen Informasi
a. Menetapkan Informasi
Dengan cara
a) Menciptakan sistem, prosedur, dan metode yang baik
b) Menerapkan penyederhanaan kerja pada pekerjaan-pekerjaan kantor
c) Mendesain format daripada laporan-laporan, formulir dan surat yang akan dipakai
d) Mengkoordinir pekerjaan kantor dan pekerjaan lain
b. Menetapkan Tipe Pemrosesan yang Digunakan
Ini dapat dilakukan dengan :
a) Memilih dan menggunakan mesin-mesin informasi
b) Menciptakan cara pengolahan data yang terpadu
c) Mendistribusikan informasi dengan sempurna
c. Menganut dan Mengikuti Manajemen Pencatatan yang Efektif
Ini dapat dilakukan dengan :
a) Mengarsipkan catatan dan laporan
b) Menetapkan jumlah dan lokasu informasi
d. Menciptakan serta Memelihara Organisasi Kantor dengan Baik
Ini dapat dilakukan dengan :
a) Menggunakan organisasi yang formal dan informal
b) Menciptakan hubungan organisatoris secara sempurna
c) Menyusun lay out kantor
e. Mencari dan Menggunakan Tenaga Kerja yang Mampu serta dapat Bekerja dengan Baik
Ini dapat dilakukan dengan :
a) Memberikan supervise yang cukup
b) Mendorong pekerja untuk berpartisipasi
c) Melaksanakan program pengembangan informasi dengan baik
f. Mengukur dan Mengadakan Evaluasi Kerja Informasi
Ini dapat dilakukan dengan :
a) Membuat suatu standard
b) Menyusun pedoman kantor
c) Memanfaatkan cadangan waktu dengan baik
Tidak ada komentar:
Posting Komentar