tugas pengantar bisnis bab 6

MANAJEMEN KANTOR DAN INFORMASI

1.       Pengertian

Informasi itu sendiri merupakan sejumlah data yang telah diproses dan disajikan sedemikian rupa, sehingga dapat dipergunakan untuk berbagao keperluan, seperti pengambilan keputusan. Pengolahan serta pengendalian data, meliputi kegiatan-kegiatan seperti : pembacaan, penulisan, perhitungan, penyortiran, pemasukan ke dalam formulir-formulir, dan sebagainya: dapat dilakukan di suatu tempat yang disebut kantor, dengan harapan agar informasi tersebut menjadi lebih berguna.

2.       Tujuan Pengumpulan Informasi

Pada dasarnya, terdapat dua alasan pokok dalam pengumpulan informasi yang dibituhkan, yaitu:

a.      Meningkatkan Disiplin

Kelancaran suatu kegiatan sangat bergantung kepada informasi yang diterima, yang kemudian dikembalikan oleh masing-masing individu dalam organisasi. Informasi yang telah diterima oleh seseorang merupakan faktor dasar yang menentukan tentang apa yang harus dikerjakan; sedang informasi yang diberikan oleh seseorang kepada yang lain merupakan suatu laporan tentang hasil yang telah dicapai, dan merupakan pula bagian dari tanggung jawabnya. Mekanisme kerja seperti ini dapat mendorong seseorang untuk berpikir dan bertindak tanpa adanya dorongan dari orang lain.

Sekarang yang menjadi masalah adalah bagaimana mengusahakan dan mendesain arus informasi sedemikian rupa, sehingga semua orang bertindak sesuia rencana induk. Dengan demikian dapatlah dikatakan bahwa informasi merupakan katalisator bagi manajemen.

b.      Memberikan Dassar Bagi Pengambilan Keputusan

Agar keputusan yang diambil tepat, maka informasi yang dibutuhkan untuk itu harus cukup lengkap, teliti dan tersedia tepat pada waktunya. Kurang lengkapnya serta kurang telitinya dalam menggunakan informasi untuk mengambil keputusan dapat menimbulkan adanya kesulitan. Sebenarnya penyediaan informasi saja belum cukup untuk dipakai sebagai dasar dalam mengambil keputusan, akan tetapi individu yang bersangkutan harus mengadakan pemilihan dan mengkoordinasi informasi sedemikian rupa, agar dapat dipakai sebagai alat untuk memecahkan masalahnya. Untuk itu pengambil keputusan (manajer) harus dapat memperoleh informasi yang cukup dan lengkap baik dalam jumlah maupun jenis sesuai dengan kebutuhan.

3.      Penggolongan Informasi

Informasi banyak sekali ragamnya dan masing-masing memiliki sifat serta kegunaan yang berbeda-beda. Penggolongan tersebut membagi informasi menjadi lima golongan, yakni :

a.      Informasi Internal dan Eksternal

Penggolongan informasi ke dalam informasi internal ( informasi yang berasal dari dalam) dan eksternal ( informasi yang berasal dari luar ) ini didasarkan pada sumber informasi tersebut. Contoh informasi yang berasal dari dalam antara lain : onformasi tentang upah dan gaji karyawan, kapasitas produksi dan sebagainya. Sedangkan contoh informasi yang berasal dari luar antara lain : jumlah pesanan dari langganan, peraturan perpajakan dan sebainya.

b.      Informasi yang Diulang dan yang tidak Diulang

Di sini penggolongan informasi didasarkan pada jarak/interval waktunya. Informasi yang mempunyai interval waktu kurang dari satu tahun dikategorikan sebagai informasi yang diulang, sedangkan lainnya dikategorikan sebagai informasi yang tidak diulang.

c.       Informasi Keharusan dan Operasional

Informasi keharusan merupakan informasi yang dimintaa sebagai prasyarat oleh pemerintah dan/atau lembaga-lembaga lain di luar perusahaan. Karena permintaanya bersifat kontinyu, maka informasi tersebut dapat dibuat secara rutin. Berbeda dengan informasi keharusan, informasi operasional ini lebih banyak dibutuhkan oleh para manajer dalam perusahaan. Mereka memerlukan informasi tersebut untuk keperluan perencanaan serta operasi perusahaan.

d.      Informasi Aktif dan Pasif

Informasi aktif adlah informasi yang memberitahukan kepada seseorang bahwa ia (si penerima) harus melakukan sesuatu. Sedangkan informasi pasif hanya bersifat sebagai pemberitahuan saja, dan tidak mengikat seseorang untuk melakukan suatu pekerjaan.

e.       Informasi yang Sudah Terjadi dan yang Akan Terjadi

Informasi yang sudah terjadi merupakan informasi yang penggunaanya dilakukan pada waktu lampau; sedangkan informasi yang akan terjadi merupakan informasi yang baru akan digunakan untuk waktu mendatang.

4.      Sifat-sifat Informasi

a.      Membantu dalam Pencapaian Tujuan

Informasi dapat membantu dalam pencapaian tujuan yang diharapkan, misalnya dengan meningkatkan jul=mlah dan kualitas hasil pekerjaan, menekan biaya-biaya, pembayaran upah yang layak, dan sebagainya. Informasi tersebut sangat diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan pada masing-masing Bagian.

b.      Memberikan Pelayanan kepada Bagian Lain

Informasi dapat pula memberikan pelayanan dari satu Bagian ke Bagian yang lain dalam perusahaan. Sebagai contoh, Bagian produksi, didalam melaksanakan kegiatannya memerlukan informasi-informasi dari bagian penjualan dan bagian keuangan.

c.       Tersebar ke seluruh Bagian Perusahaan

Informasi ini tersebar di seluruh Bagian yang ada dalam perusahaan, sebab semua orang membutuhkannya. Selain into informasi tersebut juga diperlukan oleh pihak-pihak lain yang mempunyai kepentingan dengan perusahaan.

d.      Memberikan Kotribusi secara Tidak Langsung kepada Laba Perusahaan

Semua ini sangat mempengaruhi tingkat keuntungan yang bias dicapai oleh perusahaan. Kalau informasi yang diperlukan untuk menekan/mengurangi biaya yang sangat kurang sehingga pengeluaran tetap tinggi, maka akan terjadi bahwa keuntungan yang dicapai tidak dapat ditingkatkan.

5.      Fungsi-fungsi Manajemen Kantor

Manajemen Kantor, disebut juga manajemen informasi atau manajemen administrasi merupakan penerapan fungsi-fungsimanajemen untuk sepuluh kegiatan pokok. Dlam pembicaraan ini, fungsi-fungsi manajemen kantor meliputi : perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengawasan.

a.      Perencanaan

Satu hal yang perlu diperhatikan di dalam membuat perencanaan kantor adalah bahwa pekerjaan bukanlah merupakan suatu kehendak atau inisiatif sendiri, melainkan dipersiapkan untuk melayani kepentongan bagian-bagian yang ada dalam perusahaan. Dalam perencanaan, kepala kantor harus dapat mengikuti perubahan-perubahan dalam suatu pekerjaan dan membuat persiapan-persiapan untuk menjaga kelangsungannya. Kepala kantor yang telah membuat perencanaan suatu pekerjaan akan dapat menghindari kasulitan-kesulitan yang ada; juga dapat melaksanakan kegiatannya secara efektif.

b.      Pengoganisasian dan Pengkoordinasian

Fungsi ini lebih menitikberatkan pada struktur organisasinya serta pola hubungan kerja yang ada. Dengan organisasi dan koordinasi yang baik, para pekerja akan dapat mengetahui tentang tugas-tugas serta tanggung-jawab mereka. Fungsi-fungsi penting dapat diatur dan ditetapkan untuk menggunakan personalia serta fasilitas fisik yang ada secara efektif. Satu dari masalah-masalah utama dalam organisasi kantor adalah mengetahui berapa jumlah kegiatan kantor yang dapat dan harus dipusatkan di bawah pengawasan langsung dari kepala kantor.

c.       Pengawasan

Tujuan akhir sari pengawasan adalah menjamin agar kegiatan-kegiatan kantor dilaksanakan secara efektif dan baik. Tiga alat pokok yang dapat digunakan oleh kepala kantor untuk mengadakan pengawasan atas biaya-biaya dalam hubungannya dengan pekerjaan kantor adalah standard biaya, proyeksi beban kerja (workload), dan penyusun anggaran.

1)      Standard Biaya

                                                                    i.            Biaya standard

Di sini data menunjukan apakah suatu pekerjaan memerlukan sejumlah biaya atau tidak.

                                                                  ii.            Biaya sesungguhnya

Di sini data menunjukan pada biaya yang sesungguhnya

                                                                iii.            Pembandingan antara biaya standard dengan biaya sesungguhnya

Dalam pembandingan ini akan diketahui apakah terjadi perbedaan di antara kedua macam biaya tersebut, sehingga mudah diawasi

2)      Proyeksi Beban Kerja

Proyeksi beban kerja membagi pekerjaan menurut batas jam kerja standard per minggu, bersamaan dengan ini seksi administrasi merencanakan untuk membuat proyeksi beban kerja untuk satu tahun.

3)      Penyusutan Anggaran

Proyeksi beban kerja ini dapat dipakai sebagai dasar penyusunan anggaran pengeluaran untuk administrasi; caranya dengan merubah jam kerja standard ke dalam rupiah standard, atau sama dengan jam dikalikan upah. Dalam hal ini, perlulah ditambahkan seperti :

i.                    Biaya supervise langsung

ii.                  Jumlah jam yang diperhitungkan untuk dibayar tetapi tidak ada pekerjaan yang dilakukan(liburan)

iii.                Peralatan yang dipakai

iv.                Upah lembur

Dari masalah-masalah yang telah dibicarakan di muka dapat diambil kesimpulan bahwa definisi manajemen informasi/ manajemen kantor adalah :

Merencanakan, mengorganisir, mengkoordinir,dan mengawasi kerja informasi agar dapat digunakan sebagai sarana dalam mencapai tujuan-tujuan.

6.      Tujuan Informasi

Ada beberapa tujuan daripada informasi, diantaranya adalah ;

a.       Pelayanan

b.      Tanggung jawab sosial

c.       Laba

Pelayanan merupakan salah satu yujuan yang penting dari informasi, demikian pula tujuan tanggung jawab sosial yang lebih menekankan pada masalah penyesuaian dengan kondisi lingkungan. Tujuan informasi yang lain adalah mendapatkan laba yang layak. Disini biaya=biaya perlu ditekan agar laba yang bias di capai meningkat. Untuk menekan biaya perlu memperhatikan berbagai faktor, antara lain kerja dari masing-masing individu.

Manajemen informasi lebih mementingkan adanya tugas yang sudah ditentukan programnya, motivasi, manajemen berdasarkan sasaran ( management by objective) serta partisipasi para pelaksana. Teknik manajemen yang terbaik bukan hanya pendekatan manusiawi saja, melainkan juga pemilihan aktivitas kerja yang sesuai dengan kondisi masing-masing individu.

7.      Aktivitas Manajemen Informasi

a.      Menetapkan Informasi

Dengan cara

a)      Menciptakan sistem, prosedur, dan metode yang baik

b)      Menerapkan penyederhanaan kerja pada pekerjaan-pekerjaan kantor

c)      Mendesain format daripada laporan-laporan, formulir dan surat yang akan dipakai

d)     Mengkoordinir pekerjaan kantor dan pekerjaan lain

b.      Menetapkan Tipe Pemrosesan yang Digunakan

Ini dapat dilakukan dengan :

a)      Memilih dan menggunakan mesin-mesin informasi

b)      Menciptakan cara pengolahan data yang terpadu

c)      Mendistribusikan informasi dengan sempurna

c.       Menganut dan Mengikuti Manajemen Pencatatan yang Efektif

Ini dapat dilakukan dengan :

a)      Mengarsipkan catatan dan laporan

b)      Menetapkan jumlah dan lokasu informasi

d.      Menciptakan serta Memelihara Organisasi Kantor dengan Baik

Ini dapat dilakukan dengan :

a)      Menggunakan organisasi yang formal dan informal

b)      Menciptakan hubungan organisatoris secara sempurna

c)      Menyusun lay out kantor

e.       Mencari dan Menggunakan Tenaga Kerja yang Mampu serta dapat Bekerja dengan Baik

Ini dapat dilakukan dengan :

a)      Memberikan supervise yang cukup

b)      Mendorong pekerja untuk berpartisipasi

c)      Melaksanakan program pengembangan informasi dengan baik

f.       Mengukur dan Mengadakan Evaluasi Kerja Informasi

Ini dapat dilakukan dengan :

a)      Membuat suatu standard

b)      Menyusun pedoman kantor

c)      Memanfaatkan cadangan waktu dengan baik

tugas pengantar bisnis bab 5

PENGERTIAN ORGANISASI

Aoakah yang Dimaksud debgab Organisasi

Banyak keberhasilan perussahaan bergantung pada organisasi. Adanya struktur yang mapan sangat diperlukan untuk menjamin agar rencana manajer dapat dilaksanakan. Menurut Boone dan Kurtz, organissasi didefinisikan sebagai berikut :

            Organisasi adalah suatu proses tersusun yang orang-orangnya berinteraksi untuk mencapai tujuan.

Definisi Organisasi itu mencakup tiga elemen pokok, yaitu ; (1)Interaksi manusia, (2) kegiatan mengarah pada tujuan, dan (3) struktur.

ORGANISASI FORMAL DAN INFORMAL

 Organisasi Formal

Organisasi Formal merupakan sistem tugas, hubungan wewenang, tanggung kawab, dan pertanggungjawaban yang dirancang oleh manajemen agar pekerjaan dapat dilakukan. Beberapa faktor yang harus diperhatikan dalam penyusunan struktur organisasi formal adalah (!) wewenang, (2) tanggung jawab, (3) pertanggungjawaban, (4) delegasi, dan (5) koordinasi.

  Organisasi Imformal

Organisasi Informal adlah suatu jaringan hubungan pribadi dan sosial yang mungkin tidak dilakukan atas dasar hubungan wewenang formal. Komunikasi yang terjadi dalam organisasi informal berjalan dengan cepat dari mulut ke mulut.

Sentralisasi VS Disentralisasi

Organisasi yang Disentralisir

Organisasi manajemen yang disentralisir merupakan sebuah sistem yabg wewenang serta pengendaliannya dipegang di duatu pusat, biasanya eksekutif puncak.

 Organisasi yang Didesentralisir

Manajemen yang didesentralisir merupakan suatu usaha sistematis untuk mendelegasikan kepad jenjang bawah semua wewenang kecuali yang harus dilaksanakan pada jenjang tertinggi.

STRUKTUR ORGANISASI DAN PENYUSUNANNYA

 Pembentukan Struktur Organisasi

Struktur organisasi formal didasarkan pada analisa dan tiga elemen kunci setiap organisasi. Yaitu:

1.      Interaksi kemanusiaan

2.      Kegiatan yang terarah ke tujuan

3.      Struktur

Hierarki Tujuan

Hierarki tujuan organisasi berlingkup dari tujuan perusahaan keseluruhan sampai tujuan-tujuan khusus yang ditetapkan untuk ,asing-masing karyawan. Tujuan-tujuan yang lebih luas menyangkut kemampulabaan, penjualan, pangsa pasar, dan jasa dipecah ke dalam tujuan-tujuan untuk masing-masing divisi, pabrik, dll.

Wewenang dan Tanggung Jawab

Dengan tumbuhnya organisasi, manajer harus menugaskan sebagian kegiatannya kepada bawahan agar dapat mencurahkan waktunya pada fungsi-fungsi manajerial. Tindakan menugaskan kegiatan kepada bawahan ini disebut pendelegasian.

Berapa Banyak Bawahan yang Harus Ad di Bawah Seorang Manajer?

Meskipun jumlah optimal terdebut berbeda antara perusahaan yang satu sengan yang lain, tetapi banyak pendapat yang menyatakan bahwa manajemen puncak sebaiknya membawahi secara langsung bawahan sebanyak antara empat sampai delapan orang.

Bentuk-Bentuk Struktur Organisasi

1.      Organisasi Garis

a)      Kebaikan Organisasi Garis

wAdanya kesatuan dalam pimpinan dan perintah

wPimpinan dapat lebih cepat dalam mengambil keputusan, sebab tidak perlu                       membicarakannya dengan orang lain

b)     Keburukan Organisasi Garis

wSering terdapat birokasi yang menghambat jalannya perusahaan

wKurangnya kerjasma di antara masing-masing Bagian

2.      Organisasi Garis dan Staf

a)      Kebaikan Organisasi Gris dan Staf

wPimpinan lebih leluasa dalam memberikan saran terhadap tugas khusus di luar Bagiannya

b)     Keburukan Organisasi Garis dan Staf

wDapat menimbulkan anggapan pada petugas untuk lebih percaya kepada staf daripada atasannya.

wStaf dapat ikut disalahkan apabila saran yang diberikan tidak memperoleh hasil

3.      Organisasi Fungsional

a)      Kebaikan Organisasi Fungsional

wMasing-masing fungsi dipegang oleh yang ahli dalam bidangnya, sehingga terdapat kesersian antara tugas dan keahkiannya.

wTidak ada hubungan garis secara langsung dengan atasan

4.      Organisasi Komite

Untuk membentuk komite haruslah memperhatikan syarat-syarat berikut ini :

1)      Suasananya santai dan bersifat informal

2)      Semua anggota Komite ikut ambil bagian dalam membicarakan tugas-tugasnya

3)      Komite mengetahui tentang tugas-tugas yang dibebankan kepadanya

4)      Masing-masing anggota Komite bersedia mendengarkan pendapat anggota yang lain

a). Kebaikan Komite

w Merupakan sebuah forum untuk saling bertukar pendapat di antara beberapa  anggota

wKeputusan ditentukan bersama-sama sehingga dapat memberikan hasil yang lebih baik

w Menciptakan koordinasi yang lebih baik

b). Keburukan Organisasi

w Kesulitan dalam mempersiapkan pertemuan karena masing-masing anggota sibuk dengan pekerjaannya

w Keharusan untuk berkopromi

w Sering menimbulkan kesimpan siuran dalam organisasi

5.      Organisasi Matrik

Organisasi matrik ini digunakan berdasarkan struktur organisasi garis dan staf yang sudah ada. Organisasi matrik, juga disebut organisasi manajemen proyek, dapat didefinisikan sebagai struktur organisasi dimana para spesialis dari bagian-bagian yang berbeda disatukan untuk mengerjakan proyek khusus.

a)      Kebaikan Organisasi Matrik

w Luwes

w Memberikan metode untuk memuaskan perhatian pada masalah-masalah utama yang spesifik atau persoalan-persoalan teknis yang unik

w Memberikan alat inovasi tanpa mengganggu dtruktur organisasi yang ada

b)     Keburukan Organisasi Matrik

w Beberapa masalah dapat mucul karena pendekatan ini melanggar prinsip kesatuan perintah yang tradisional ( satu atasan untuk masing-masing individu)

w Manajer proyek dapat menjumpai kesulitan dalam mngembangkan tim terpadu dari orang-orang yang berasal dari bagian-bagian yang berbeda

                    PERILAKU KEORGANISASIAN

Para manajer dapat belajar bayak dari ilmu-ilmu perilaku ( psikologi, sosiologi, dan anthropologi)seperti apa yang memotivasi dan mempengaruhi orang dalam kelompok-kelompok kerja mereka. Predictor-prediktor penting dalam organisasi kerja meliputi keelompok kerja, motivasi, sikap, pekerjaan, dan kepemimpinan.

1)      Kelompok Kerja

Dalam semua organisasi yang melibatkan orang pasti terdapat kelompok-kelompok kerja. Sebagai anggota sebuah tim, karyawan dapat memberikan dukungan kepada anggota-anggota lain dengan membantu satu sama lain dan mengkoordinasi kerja mereka. Dalam organisasi bisnis, kelompok kerja itu merupakan sekumpulan karyawan yang sevara bersama-sama mempunyai pekerjaan serupa (umum) dan melihat diri mereka sebagai satu kelompok. Kelompok-kelompok tersenut akan tetap ada pada setiap peristiwa di dalam organisasi karena mereka mengisi kebutuhan bagi para anggotanya. Kebutuhan-kebutuhan itu dapat berupa : (1) kebutuhan berkomunikasi, (2) kebutuhan mempertahankan harga diri dan kepentingan ekonomi, serta (3) kebutuhan akan keamanan atau perlindungan.

Keanggotaan dalam berbagai kelompok akan bergantung pada banyak hal, yaitu (1) keakraban satu sama lain, (2) kepentingan bersama, (3) pekerjaan serup, dan (4) persahabatn

2)      Motivasi

Motivasi merupakan intern yang menyebabkan orang berperilaku seperti yang mereka lakukan. Menurut Maslow, kebutuhan-kebutuhan yang belum terpenuhitidak akan lama menjadi motivator.

            Teori motivasi dari Maslow menekankan dua ide dasar yaitu :

a.       Orang mempunyai banyak kebutuhan, tetapi hanya kebutuhan-kebutuhan yang belim terpenuhi saja yang dapat mempengaruhi perilaku manusia.

b.      Kebutuhan manusia dikelompokkan dalam sebuah hierarki kepentingan. Jika satu kebutuhan terpenuhi, kebutuhan lain yang tingkatannya lebih tinggi akan muncuk dan memerlukan pemuasaan.

Ia merupakan orang pertama yang menyarankan banwa jika suatu kebutuhan terpenuhi, kebutuhan yang berjenjang lebih tinggi akan muncul. Teori kebutuhan dari Maslow itu telah memberikan dampak pada pendekatan bisnis terhadap motivasi karyawan.

3)      Pekerjaan dan Sikap Jabatan

Kepuasaan jabatan mungkin merupakan sikap jabatan yang paling banyak diteliti, ini mencakup sikap kea rah supervise kerja, pembayaran, mitra karyawan, dan promosi. Menurut penelitian di Amerika, 80% sampai 90% secara konsisten melaporkan bahwa mereka merasakan kepuasaan dengan pekerjaannya. Penemuan ini jelas menutup kenyataan bahwa kepuasaan jabatan berbeda-beda dari satu jabatan ke jabatan yang lain. Misalnya dosen. Pengacara, dam wartawan cebderung mempunyai skor di atas 80% jika ditanya apakah mereka akam memilih jabatan yang sama lagi, sedangkan karyawan pabrik mobil dan pabrik baja mempunyai skor dibawah 40%.

4)      Kepemimpinan

Dalam perusahaan, kepemimpinan itu berkaitan dengan pengarahan kepada karyawan untuk melakukan pekerjaan. Manajer yang baik pasti akan mendapatkan hasil pekerjaan lebih banyak dari bawahannya dengan sikap sebagai pemimpin yang baik. Untuk mengetahui gaya kepemimpinan yang sesuai, mereka tidak hanya melihat sebagai manajer yang menghendaki segalanya telah dilakukan, tetapi mereka harus pula belajar dalam struktur yang ada secara efektif.